Miért van az, hogy a legnagyobb, legszervezettebbnek tűnő vállalatok is gyakran szenvednek a működési problémáktól: lassan reagálnak, komplikáltan működnek, vagyis sokszor saját lábukban esnek el. Pedig ők azok, akik minden szükséges feltételt megengedhetnek maguknak. Korszerű vállalatirányítási rendszereket működtetnek, a legújabb informatikai platformokat használják, és mégis.
Sokszor és sokat írtunk már arról, hogy egy vállalati közösség alapeleme az együttműködés, ehhez pedig a kommunikáció szállítja az adatokat és az információt. A már említett üzleti, adminisztrációs és informatikai platformok elvileg ennek működtetésére hivatottak, a munkatársak mégis azt érzékelik, hogy semmi sem megy normálisan, mesterségesen beépített akadályoknak érzékelik egyes szervezeti egységek szerepét a nagy egészben. Pedig a megoldás egyszerűbb, mint gondolnánk.
Először is banálisan hangzik, de az átgondoltság a kiinduló pont. Ez sokszor nehezebb, mint amilyennek tűnik, ugyanis bárhonnan is indulunk el a rendszer áramvonalasításával, folyamatosan belefutunk olyan szempontokba, érdekekbe, amelyek figyelembevétele aztán egyre inkább akadályoz bennünket az eredeti cél elérésben. Olyan ez, mint a futó, aki elindul célja felé, és a neki szurkolók puszta jószándékból elkezdik felszerszámozni mindenféle segédeszközzel, mondván az ő érdeke, hogy azokat magával vigye. Így már félúton lóg a nyelve, csupa mozgásában akadályozó cucc húzza a vállát, lelassul, elfárad és emiatt kedvét veszti még jóval a cél előtt. A céges stratégiák funkciója az irányok kijelölése, prioritások meghatározása, és célig vezető úthoz szükséges lépések, döntések beazonosítása. Elméletileg tehát ez az a pillanat, amikor még tisztán indulhatunk neki az útnak. A stratégia megvalósításakor csúsznak félre sokszor a dolgok és egy idő után öncélúvá válhatnak az erőfeszítések, elfeledve, mit is terveztünk eredetileg. Ennek oka pedig néha banális. A meglévő, létező infrastruktúra használatát, a korábban kialakított szervezeti egységek bevonását erőltetjük, hiszen nekik az a dolguk, hogy segítsenek, szolgáltassanak, még ha a futó abba bele is döglik. Bátorság, akarat kellene ahhoz, hogy azt mondjuk: ácsi, ezt most ne a megszokott módon csináljuk! Mert hát hogyan nézne az ki, ha kihagyunk valakit vagy valakiket, akiknek eddig, történelmileg dolguk volt egy adott feladattal. Az eredmény pedig ismert: folytatunk mindent, ugyanúgy, egymásra rakódott rétegekkel, elnehezülve, lelassulva, drágán és kiábrándító hatékonysággal.
Aztán itt van a kommunikáció maga, mint együttműködési tér. Három tényező kell mindig figyelembe vennünk ahhoz, hogy betölthesse feladatát: legyen konkrét, minőségi, érdemi tartalom (adat, információ), amelynek funkciója van, vagyis hozzáadott értéket jelent. Legyen megfelelő kommunikációs eszközrendszer, amely annyi és csak annyi elemből áll, amennyi a gyors és pontos tájékozódáshoz szükséges, fentről le, lentől föl, és horizontálisan. És legyen mindezt értő módon használni tudó kompetencia a szervezetben, tehát a munkatársak értésék, mi a jelentősége a kommunikációnak és ezt megfelelő módon be is tudják építeni a folyamataikba, napi munkájukba.
Kommunikációs auditjaink során általában két meglepetés szokta érni a cégeket: milyen sok eszközük van ahhoz képest, amiről tudtak, és ebből mennyire keveset használnak valóban. Mindez azért, mert a kommunikáció a mai napig sokaknak nem a „core business” része, hanem egy szükséges valami, amit a kommunikációs szakértő vagy osztály üzemeltet. Pedig a kommunikációt ideje lenne demokratizálni, hiszen az minden egyes munkatárs, vezető és beosztott dolga, feladata, amely segít átgondolni és áramvonalasítani a folyamatokat, hogy az a bizonyos futó tényleg csak azt a támogatást kapja meg, amitől gyorsabb lesz és nem lassabb.
