Az elektronikus levelezés talán az egyik legnagyszerűbb dolog a vállalati kommunikációban. Mára viszont szinte alig akad munkahely, ahol ne panaszkodnának a túlzott levélforgalomra, amely sok esetben már a normális munkavégzés gátjává vált. A helyzetet csak rontotta a mobilitás általánossá válása, hiszen ma már bárhonnan, bármikor, bárkinek tudunk levelet küldeni.
Eszközből csapda
A gond ott kezdődik, hogy általánosnak tekintünk egy eszközt, amelynek használatát a legtöbb esetben csak technikai oldalról tanultuk meg. Pedig a levelezésnek van etikája is, amely abból indul ki, hogy mire is való: információ megosztásra, mégpedig átgondoltan, megfontoltan, belátással használva. Mit is jelent ez? Mindenekelőtt azt, hogy nem élünk vissza vele. Nem vélt, vagy valós igazunk dokumentálására használjuk elsősorban, hanem arra, hogy a nálam lévő információval a másik tudja folytatni a feladatot, teljes legyen az értéklánc, megvalósuljon az együttműködés. Ezzel szemben ma már szinte általános, hogy a mail a virtuális pofozkodások színtere, olyanok bevonásával, vagy benntartásával, akiknek elvileg az ügyhöz semmi közük nem lenne. Az érintettek így igyekeznek támogatókat, tanúkat szerezni, érdekeinknek minél szélesebb körű nyilvánosságot biztosítani, alku pozícióikat erősíteni. A végeredményt ismerjük: „CC” és „FWD” láncok, az eredeti címtől, témától már régen elszakadt tartalom, és mérhetetlen mennyiségű, haszontalan levélszemét, amelyben egyre nehezebb a valóban fontos ügyeket megtalálni.
Hibrid szervezetek veszélyben
A vírushelyzet felértékelte az elektronikus kommunikációt, benne a levelezést is, és ha lehet, a helyzet még tovább romlott. Az eddig szóban megbeszélhető ügyeket is a mail rendszerbe kellett terelnünk. A digitális kiégés így tovább erősödött és fel is gyorsult, ami nyilván nem erősíti a munkamorált. A következő hónapokban valószínűleg megmaradnak a hibrid szervezetek, vagyis a kollégák egy része távolról lesz csak elérhető. Ha a leírt folyamatot nem tudjuk megállítani, ha a levelezés még inkább saját foglyává teszi a szervezetet, nehezebb lesz a konszolidáció, lassabb a visszaállás, és még szomorúbbak a kollégák.
Vissza a gyökerekhez
Mi a megoldás? Mint ahogyan sok minden mással is a vállalati működésben, most ezzel is érdemes, kell, muszáj foglalkozni és helyére tenni a dolgokat. Leporolni, átgondolni a meglévő szabályzatokat (már ahol van ilyen), leegyszerűsíteni a használati logikát, és mindezt megbeszélni a szervezettel, hogy a megfelelő értés és támogatás is meglegyen hozzá. Most aztán tényleg itt van a belső chat rendszerek bevezetésének ideje, olyan multifunkcionális platformoké, ahol egyszerre lehet dokumentumokat kezelni, csoportmunkában együtt dolgozni, levelezni, beszélgetni, naptárt menedzselni, számlát igazolni. És mindezek fölé olyan belső kommunikációs protokollt illeszteni, amely újraszabályozza a belső viszonyokat, az információcserét, és visszaadja a levelezést a kezünkbe, mint eszközt.
