A kommunikáció egy vállalaton belül lényegében maga a vérkeringés: információkat juttat el szervezeti egységek között, telephelyek között, szállító és felhasználó között, melyek alapján döntések születhetnek. A vállalati kommunikáció ismerete nélkül nem lehet hatékony csoportmunkát szervezni, nem alakítható ki a tudásmegosztás, nincs tere a tapasztalat megosztásnak, így az értéknövelésnek sem. Végső soron mindez párhuzamosságokhoz, félreértésekhez, vagyis többletköltségekhez vezet.
A belső kommunikációnak ritkán van szigorúan meghatározott gazdája a szervezetekben, sokszor csapódik ide-oda, hátha valahol komolyan veszik és befogadják. Hol a marketinghez, vagy a marketingkommunikációhoz sorolják, hol a HR kapja meg feladatként, és akad olyan példa is, ahol közvetlenül az ügyvezető, illetve annak titkársága koordinálja. Nem csoda, hogy a belső kommunikációt a legtöbb helyen alulértékelik és félreértik. A legnagyobb gond talán az, hogy sokszor nem világos, mi célt is szolgál.
A belső kommunikáció egy vállalat, szervezet, közösség belső információs viszonyainak rendszere. Üzeneteket, adatokat, híreket, döntéseket, véleményeket csatornáz, szállít kibocsátótól befogadóig. Tartalma tehát nem választható el az adott szervezet alaptevékenységétől, szerves része annak. És itt van általában az első probléma: hogyan is viszonyul az üzlethez a belső kommunikáció? Ki a valós célcsoportja? Mit várunk el tőle? Hogyan mérjük hatékonyságát?
A belső kommunikáció elsődleges feladata az üzlet támogatása, a vállalat üzleti céljainak támogatása. Vagyis a belső kommunikáció csakis a marketing kommunikációval, a marketinggel az értékesítéssel és egyéb eladási célzatú funkcióval integráltan képzelhető el. Ha ez nincs így, az említett területek élik a maguk aktív hétköznapjait, míg a belső információs rendszer nem tudja ugyanazt a „rezgésszámot” felvenni, és rohamosan lemarad. Olyan belső kommunikációs rendszert kell tehát kialakítani, amely irányultságában és küldetésében is üzlet fókuszú.
A belső kommunikáció valós célcsoportja a fentiek miatt nem lehet más, mint az adott cég vevői köre. E megközelítés mögött az a feltételezés áll, hogy egy kibocsátott információval a vállalat a falakon kívül, tehát a piacon kíván eredményes lenni, nem pedig a falakon belül. Természetesen mindenképpen finomítani kell e megállapítást, hiszen vannak nem publikus, személyzeti, és egyéb ügyek, amelyek kifejezetten nem tartoznak a külvilágra, ám ezek köre pontosan behatárolható, az adatkezelés szabályozható és ellenőrizhető. Mégis általánosan fogalmazva a munkatársak felé irányuló kommunikáció a legtöbb esetben tovább vándorol, és a végfelhasználónál landol. Ha ezt tudomásul vesszük, a folyamatok kialakításánál kevesebb meglepetés ér majd bennünket.
A belső kommunikáció nem cél, hanem eszköz. Ez nyilvánvaló tény, mégis sok helyen gondolják azt, hogy megszervezésével, működtetésével ki lehet pipálni ezt a feladatot. Ilyen esetekben lehet beszélni alibi cselekvésről, melyet nem a hatékonyság, hanem a dolgok adminisztrálásának célja vezérel. Ám a kényelmesség hamar visszaüthet, mely a belső viszonyok összekuszálódásában, a bizalom gyengülésében, végső soron pedig a teljesítmény romlásában jelentkezik.
A belső kommunikáció az egyik legfontosabb ösztönző, motiváló tényező. Egy vállalat rendkívül összetett motivációs és jutalmazási rendszerében a kommunikáció nagyon fontos szerepet tölt be. Míg ugyanis egy-egy juttatás lényegében addig fejti ki hatását, amíg azt a dolgozó meg nem kapja (onnantól ugyanis ez lesz számára a kiindulópont, azt alapállás), addig beszélgetni, információt cserélni az emberek mindig is akarnak majd, kifogyhatatlan igénnyel. Sarkosan fogalmazva hasznosabb egy jól működő belső kommunikációs rendszerre energiát fordítani, mint azon ötletelni, hogy a tavaly karácsonyi céges ajándékot idén hogyan fejeljük meg.
A belső kommunikáció nem egy felelős, vagy egy osztály, egy csoport feladata, hanem vezetői attitűd kérdése. A belső kommunikációból senki sem vonhatja ki magát, mindeni részese, akár tud róla, vagy szeretné ezt, akár nem.
A belső kommunikáció része az informális kommunikáció is. Mértéke, tartalma ráadásul befolyásolható a formális kommunikáció hatékony kialakításával. A belső kommunikáció olyan terület, amely sok figyelmet, tudatosságot és szakértelmet igényel, hatása pedig jóval túlmutat a cég falain. Az informális kommunikáció jellegzetességeit, tipikus vonásait érdemes tudatosítani és figyelembe venni a formális csatornák kialakításakor, mert ezzel jelentős megtakarítást érhetünk el, növelhetjük az üzenetek átadásának és beágyazódásának hatékonyságát, valamint megelőzhetjük a vezetői célokkal ellentétes önszerveződő téveszmék kialakulását és elterjedését.
A vallott és a követett szervezeti kultúra különbözik: előbbi az ideálisnak tartott, kinyilvánított értékeket jelenti, a követett pedig ténylegesen befolyásolja a személyek viselkedését, érzéseit, gondolatait. A vallott értékek tudatosak, a követettek kevésbé. Az informális kommunikáción keresztül inkább a szervezet által ténylegesen követett értékeket ismerhetjük meg.
Legalább három csoport különböztethető meg érintettség, felkészülés szempontjából. A felsővezető, a felső vezetés, akinek a stratégia kialakítása, a szervezet működtetése a dolga, ők tehát az irányt mutatják, valamint a dolgozók, beosztott munkatársak, és végül a középvezetők, akik az előző két szint közötti kommunikációs „dekódolók”, vagyis a napi munka nyelvére fordítják le stratégiát, és fordítva, közvetítik a dolgozói üzeneteket felfelé. Az ő szerepük talán a legkritikusabb, ezért a leginkább támogatást igénylő. Sok középvezető nem rendelkezik minden vezetői és kommunikációs készséggel, vezetővé válásuk a jellegzetes belső evolúció eredménye. A középvezetők irányítják a team-ek, a csoportok kommunikációját, melynek minősége a teljes vállalati hatékonyságra kihat.
Napjainkban új feladatok várnak a vállalati belső kommunikációra. Míg korábban a tipikusan felülről lefelé működtetett információátadás volt az elsődleges területe a szervezeti kommunikációnak, mára összetettebb lett a kép. Felértékelődik a személyes kapcsolatok és a természetes belső információhálózat jelentősége. Ez utóbbinak egyik közvetett célja a vállalati heurisztikus tudás spontán áramoltatása. A szervezeti információmegosztás optimalizálása tudásgyarapodáshoz vezet, ami hálózati szinergiát eredményez a szervezeten belül, és ezáltal hatékonyabbá teszi a cég működését. A vállalaton belüli informális kommunikáció mechanizmusainak megértése és informális kommunikációs stratégiák kialakítása kulcseszköz a vezető kezében.
