A vállalatok kommunikációjára is vonatkoznak íratlan szabályok, amelyekhez való igazodás igen komoly imázsértékkel is bír. Az íratlanság természetesen azt jelenti, hogy ezek nem kötelező, nem számon kérhető elemek, mégis részei az üzleti etikának, a partnerségnek, így szerepet játszanak a reputáció formálásában. Valószínűleg sokak mindennapos élménye, hogy ezeket a szabályokat sokkal kevesebben veszik komolyan, általános a felületesség, felszínesség, a figyelmetlenség ezen a téren (is). Összeszedtünk néhány olyan területet, gyakorlatot, ahol kis odafigyeléssel sokat alakíthatunk a rólunk kialakított képen:
- Partnerség helyett alárendeltség – a vállalati kapcsolatban vannak megrendelők és szolgáltatók, beszállítók, vagyis eladók és vevők. Gyakori tapasztalat, hogy a megrendelő túljátssza a szerepét, nem egyenrangú félként kezeli a szolgáltatót. Ennek legfőbb jelei, amikor nem tartja magát a megállapodás rá vonatkozó részéhez, gyakran változtat a feltételeken, határidőkön, a tranzakció tartalmán, és teszi mindezt lekezelő, csuklóztató stílusban. A saját érdekét figyelembe vevő beszállító ilyenkor a legtöbbször tűr, nyel, igyekszik kiszolgálni a vevőt, ám mindezt nem jó érzéssel teszi, és ha később szükség lenne rá, nem biztos, hogy megszakad a vevőnek fontos változtatás teljesítéséért. A stílus maga az ember, esetünkben maga a cég. Kár, ha ezt egy szerepet tévesztő beszerző, vagy éppen pénzügyes kolléga viszi vakvágányra, sokszor anélkül, hogy erről maga a cég tudomást szerezne.
- Síri csend – a cégközi kommunikációban vannak kérdések, vannak kiküldött levelek, amelyek célja válasz megszerzése. A megszólított dolga lenne, hogy cége nevében ezekre a kérdésekre reagáljon. Nem az az elvárás, hogy mindenre igennel feleljen, hanem hogy valamit feleljen, mert ez teszi lehetővé, hogy a kérdező tovább lépjen a saját feladataiban. Sajnos elterjedt gyakorlat, hogy a válaszokat úgy kell kimasszírozni a másik félből, aki sokszor duzzogva tesz eleget ennek. Pedig a dolgok sosem tartanak örökké. Ami ma nem nekem fontos, az lehet, hogy holnap nekem lesz az, és amikor én kerülök egyszer kérő, kérdező helyébe, a másiktól vajon milyen együttműködésre számíthatok majd?
- Összefüggések elhallgatása – az információ önmagában sokszor nehezen értelmezhető. Az összefüggések, a viszonyítási pontok ismerete szükséges ahhoz, hogy pontosan megértsük, mit is kell kezdenünk vele, mi tartozik ránk. Van, hogy ezektől tudatlanságból, felületességből fosztanak meg bennünket, de az is lehet, hogy hatalmi játszma, buta fontoskodás az oka. Akárhogyan is legyen, komoly károkat okoz, ha esetlegesen, pontszerűen kapunk információt, és annak megfelelő térbe helyezésével a címzettnek kell foglalkoznia extra idő és erőfeszítés ráfordításával, miközben a hírforrás megítélése komoly károkat szenved.
Mindezek nem nagy dolgok, hatásuk a napi munka hatékonyságára, és főleg a hangulatra igen jelentősek. Érdemes figyelni rá.
