A vállalati kommunikáció „ideális esetben” a vezető és beosztott között zökkenőmentes. A beosztott elhiszi és elfogadja a vezető véleményét – abban az esetben, ha ellenvéleménye van, kulturáltan megfogalmazza, és ő maga is hallgat az érvekre, hagyja magát meggyőzni. A vezető pedig meghallgatja a beosztottat, megfontolja érveit, majd döntést hoz.
A való életben azonban korántsem mindig ilyen könnyű vagy egyértelmű a helyzet. Az esetek jelentős részében a beosztottak nem rendelkeznek elég információval és képzettséggel ahhoz, hogy egy-egy helyzetet teljes egészében átlássanak. A vezetői munka része a döntéshozatal, valamint a döntés végrehajtásának ellenőrzése. De a döntéseket kommunikálni is kell.
A vezetőnek meg kell tanulnia, hogy szinte sohasem szabad azonnal véleményt mondania vagy döntést hoznia, ha kérik valamire. A legcélravezetőbb az, hogy ha megfontolja a problémát, arra kéri a beosztottat, hogy térjen vissza másnap, mert addig átgondolja a helyzetet. Szemtől szemben időnként emberi okokból nem a cég számára legmegfelelőbb döntést hozza a vezető. Ha a vezetőnek van ideje arra, hogy több szempontot is figyelembe véve mérlegelje a helyzetet, sok esetben más, hosszú távon helyesebb döntést hoz, mintha azonnal reagált volna, amikor adott kéréssel fordultak hozzá. Amennyiben a döntés megszületett, azt a lehető legszerencsésebb módon kell közölni a beosztottal.
Ám semmiképp sem úgy, mint az alábbi viccben: – Igazgató úr, kérem, fizetésemelést ígért nekem. – Igen, emlékszem, de volt egy feltételem. Csak akkor, ha soha nem ad rá okot, hogy elégedetlen legyek magával. – Nem is adtam… – Dehogynem! Fizetésemelést kért!
Sok esetben az is azonnali eredményt hoz, ha a vezető egyszerűen csak „látleletet ad” egy helyzetről. Vagyis jelzi, hogy érzékeli és érti az őt körülvevő környezetet, a dolgok nem kerülik el a figyelmét. Ez a módszer különösen a manipulációs helyzetek kivédését és leleplezését segíti elő. Például: „Észrevettem már, hogy ön engem mindig a folyosón állít meg, hogy elmondjon valamit, és azonnali döntésre kényszerítsen. Azt akarja elérni, hogy véletlennek tűnjenek ezek az esetek, de ezzel nekem nem hagy időt arra, hogy végiggondoljam a választ. Kérem, hogy legközelebb jöjjön be az irodába, ha beszélni akar velem, s ne a folyosón várjon rám.”
Amennyiben érvelni kell a beosztott számára kedvezőtlen döntés mellett vagy indokolni kell azt, a vezető kerülje a személyeskedő érveket. Döntését indokolja a körülményekkel, a törvényi előírásokkal és a gazdasági helyzettel. Semmiképp ne arra hivatkozzon, hogy a beosztott amúgy is hanyag munkaerő volt, tehát logikus, hogy éppen rá esett a választás a leépítésnél, vagy éppen ő kapja a többletmunkát, hiszen úgyis belefér az idejébe.
Az üzleti életben célravezető kommunikációs stratégia nem azonos a köznapi értelemben vett jó modorral. Az igazán jó vezető négy rövid szót lehetőleg kerül: „igen”, „nem”, „soha” és a „mindig”. A túl hamar kimondott „igen” és „nem” kevés mozgásteret hagy a vélemény későbbi módosítására vagy finomítására, azonnal elkötelezi a vezetőt valami mellett. A „soha” és a „mindig” beskatulyáz egy olyan helyzetbe, amelyben a későbbiekben bizonyítani kell: „Mi sohasem engednénk meg magunknak ezt.” „Mi mindig így szoktuk csinálni.”
A vállalati szempontok semmilyen esetben nem teszik lehetővé, hogy a vezető közös frontot próbáljon építeni a beosztottal – a céggel szemben. Például nem korrekt az alábbi érvelés a munkavállalóval szemben: „Én megértem önt és a helyzetét, de értse meg ön is, ebben a cégben ez lehetetlen. Ön is tudja, hogy mennek itt a dolgok. Ha csak rajtam múlna, én másképp csinálnám.” A helyes érvelés gerince szinte azonos az előbb idézettekkel, de anélkül, hogy a cég becsmérlése elhangzana: „Én megértem önt és a helyzetét, de ön is értse meg, hogy ez lehetetlen. A hatályos munkajogi szabályok értelmében ez a juttatás nem jár alanyi alapon.”
Kulcsjelentőségű, hogy a vezető fogalmazásának, amikor valamilyen döntést vagy elvárást közöl a beosztottal, egyértelműnek kell lennie. Barokkos mondatok és szóvirágok helyett célravezetőbb a világos fogalmazás és a konkrét, teljesíthető elvárások kijelölése. Ha mód van rá, határidő megjelölésével, és fenyegetés nélkül. Gyakran hangzik el az alábbi mondat a szervezetekben: „Amennyiben nem készül el, kénytelen leszek lépéseket tenni.” A fenyegetés helyett maga a határozott hangnem legyen az, ami jelzi, hogy nem tekinthető tréfának az elhangzott elvárás.