A legtöbb beosztottnak határozott véleménye van a vezetőjéről: az egyik tipikus véleményről szól az alábbi vicc. Ült a varjú az ágon, és nem csinált semmit. Arra ment a nyuszika és megkérdezte a varjútól: – Varjú koma, nem zavarna, ha én is leülnék ide az árnyékba, és egész nap semmit se csinálnék? – Engem ugyan nem. Ülj csak le és lazíts te is! – mondta a varjú. A nyuszika így is tett. Leült az árnyékba és nem csinált semmit egész nap. Délután aztán arra járt a róka, meglátta a lazító nyuszit, és bekapta. Tanulság: ahhoz, hogy egész nap csak lazsálhass, nagyon magasan kell ülnöd…Ezt a képet jelentősen befolyásolhatja a vezető a viselkedésével és a kommunikációjával is: ha a kommunikációja hiányos vagy nem megfelelő, akkor a róla alkotott kép fehér foltjait a fenti vicc tanulságához hasonló véleményekkel fogják kitölteni a munkatársak.
A vezető beosztását kommunikációjának is tükröznie kell: ha ez elmarad, az bizonytalanságot ébreszt a munkatársakban, és ez a bizonytalanság hatással lesz a munkájukra. Vagyis a vezető beosztás kommunikációs kötelezettségekkel is jár. Soha nem szabad megfeledkeznie arról, hogy a beosztottak az esetek többségében hagyománytisztelők, és kimondva-kimondatlanul elvárják, hogy a főnökük megjelenésével, fellépésével is képviselje a beosztását. A beosztott sokkal jobban ragaszkodik hagyományos, tradíción alapuló elképzeléseihez a vezetőről, mint azt elsőre gondolnánk.
Vannak olyan helyzetek, amikor a szóbeli közlés gyorsabb és talán könnyebb is lenne, mégis az írásbeli kommunikációt kell választani, mert a leírt szónak nagyobb ereje van – és nyoma marad. Ilyen a fontos határidők, az engedélyek és a tiltások, illetve a szóbeli figyelmeztetést követő írásbeli figyelmeztetések. És vannak témák, amelyeket illik, és olyanok is, amelyeket semmiképpen sem szabad szóba hozni. A munkahelyen a vezető személyes kapcsolatot is tart fenn a beosztottak közösségével: előfordul, hogy a konkrét munkahelyi közléseken túl személyes beszélgetés alakul ki vezető és beosztottja között. Érdemes az ilyen helyzeteket tudatosan felügyelni, akár kezdeményezve. Betegséget követően érdeklődve a beosztott egészségi állapotáról, szabadság után rákérdezve, milyen volt a nyaralás.
Érzékeny egyensúlyi helyzet ez: a cél, hogy a beosztott érezze, vezetője figyel rá, de nem bonyolódhat túl részletes elbeszélésbe. Ha mégis elkezdene részletekbe menően mesélni, jobb, ha a vezető a tudtára adja, hogy erre nincs ideje: „Sajnálom, hogy félbe kell szakítanom, de várnak rám. Egy szóval azért mondja el: jól érezte magát?” Így a beosztott nem sértődhet meg, de rövidre kell fognia. Ha a kölcsönös bizalom jegyében a beosztott az, aki kérdez a vezetőtől, a vezető válaszolhat kedvesen és természetesen, de anélkül, hogy magánéletéről konkrét információkat adna. Pl.: „Köszönöm, nekem is jólesett a pihenés, szerencsére szép volt az idő is.” Ha a vezető itt abbahagyja, ezzel elejét veszi az intim, bizalmaskodó kérdéseknek – a bizalmaskodás különben is kockázatos.
Egy multinacionális cég történt, hogy a beszerzés vezetője a jogi osztály vezetőjét gúnynevekkel illette, beosztottai előtt így emlegette őt, sőt egy idő után megkövetelte, hogy a beosztottak is így nevezzék előtte az illetőt vezetőt. Ez felnőtt emberhez nem méltó, vezetőhöz pedig különösen nem. Ha valakit keresztnevén szólít vagy említ a vezető, lehetőleg a név hivatalos változatát használja, nem a becézettet – például István és nem Pista. A bizalmaskodás műfajába sorolható további kategóriák: a vezető soha ne kérdezzen rá a beosztott súlyára, ruhaméretére, vallására, fizikai fogyatékosságaira, öltözködésére, anyagi helyzetére, öltözékének, ékszerének stb. árára. S lehetőleg egyáltalán ne meséljen vicceket, különösen ne kétértelmű, szexuális, fajokkal kapcsolatos kirekesztő vicceket.
Az asszertív kommunikációs stratégiák a beosztott számára is rendelkezésre állnak, sok vállalat ma már képzésekkel is biztosítja ezeknek a kommunikációs ismereteknek az elsajátítását. A vezető tudatosítsa magában, hogy a beosztott is aktív résztvevője ugyanannak a kommunikációs folyamatnak: közbeszólhat, észrevételt tehet, ellenkezhet stb. Hiszen a kommunikáció kölcsönösséget feltételez: legalább két fél interakciója, különben monológ.
